دليل نظام الحج 2

دليل الاستخدام لنظام الحج والعمرة الإصدار الثاني

المقدمة:-

بسم الله والصلاة والسلام على رسول الله وبعد:-

أسفرت الحاجة الملحة الناتجة عن الخبرة المتراكمة إلى ضرورة وجود آلية تسهل عملية معالجة البيانات وفقاً للمتطلبات الأساسية التي تحتاجها مثل هكذا منشات في ظل الطبيعة الخاصة بأنشطتها.

وانطلاقا من عدة اعتبارات تميز نشاط الحج والعمرة والتي من أهمها الأتي:-

1- كثرة (العملاء) وتنوع الخدمات المطلوبة في ظل ضيق الفترة ومحدوديتها(الموسم).

2- تعدد العملات التي تستخدمها الوكالات والعملاء وسرعة حركة الحسابات.

3- تطلب الكثير من المعاملات الفنية المرتبطة بتقديم تلك الخدمات وبالتالي أهمية الحرص على التركيز على الجانب الفني ووجود آلية سلسة تساعد على سهولة الجانب المالي (النظام).

فقد تم تصميم هذا البرنامج بصورة سلسلة روعي فيها تلبية جميع الاحتياجات المهمة ودون التعقيدات التي تتطلبها بعض البرامج المماثلة والتي تتطلب جهد أكبر من العائد المتوقع وذلك دون الإخلال بالمبادئ والأساسيات المحاسبية وكذا البرمجة المقبولة والمتعارف عليها تعارف عاماً.

ولعل أهم مايمكن الإشارة إلية من تلك المميزات الأتي:-

1- سهولة استخدام البرنامج لجميع مستويات المستخدمين له حتى ولو لم يكونوا محاسبين أو ذو دراية كبيرة بالحسابات والكمبيوتر بشكل عام.

2- درجة كبيرة من الحماية للبيانات والمعلومات مع إمكانية توزيع صلاحية الاستخدام على مستوى كل مستخدم.

3- مرونة وتنوع البيانات المطلوب معالجتها بما يلبي كافة الاحتياجات وبالتالي تعدد أشكال المخرجات (التقارير) وبحسب رغبة المستخدم.

4- تعدد أشكال المخرجات (التقارير) بشكل تفصيلي أو تجميعي دون الإخلال بعرض أدق التفصيلات بصورة مكتملة وسهلة.

5- أن تشغيل البرنامج وبصورة مختصرة لا يتطلب سوى مدخلات بسيطة على نماذج محدودة (بيانات عملاء – سندات قبض- أوامر صرف – فواتير ) بحيث يتكفل البرنامج بجميع العمليات المتبقية حتى اصدار التقارير النهائية والحسابات الختامية والبيانات الاحصائية بشكل جزئي مفصل او اجمالي عام وفقا لعدة مستويات

أترك عناء التسجيل والعرض والقياس علينا وتفرغ لخدمة ضيوف الرحمن.

فالبرنامج يوفر جهد ووقت العمال لأداء المهام المختلفة للنشاط بينما يتكفل تماما بما صمم له

والصفحات التالية استعراض بشكل مختصر وسريع لمكونات البرنامج:-

- - قبل الانتقال إلى الجزئيات المختلفة للنظام أود بداية شرح كيفية الولوج الى النظام

1- الذهاب إلى سطح المكتب والضغط على ايكونة رمز الميزان مرتين

2- تظهر شاشة الولوج إلى النظام بعدها مباشرة والتي تطلب من المستخدم إدخال اسمه وكلمة السر بحسب الصلاحيات الممنوحة ومن ثم يتم الضغط على زر موافق حتى يتم فتح الشاشة الرئيسية للنظام

* الشاشة الرئيسية: نظام الحج والعمرة الإصدار الثاني*

تتكون الشاشة من البنود الرئيسية لنظام الحج والعمرة وكذا الأستاذ العام وفقا لقاعدة سهولة الإدخال ومرونة الانتقال بين أقسام النظام المختلفة حيث احتوت على البنود التالية

أولا: الأستاذ العام

ثانيا: نظام الحج والعمرة

ثالثا: التقارير

رابعا: ثوابت وتهيئة النظام

والشكل التالي يوضح ذلك :

1- الأستاذ العام :

تحتوي شاشة الأستاذ العام على العمليات المالية والمحاسبية المختلفة حيث تشمل البنود التالية

أولا: الفواتير

ثانيا: سندات القبض

ثالثا: أوامر الصرف

رابعا: قيود التسوية

خامسا:تهيئة الحسابات

والشكل التالي يوضح ذلك :

2- نظام الحج والعمرة:

تشمل شاشة نظام الحج والعمرة المكونات الأساسية المتجانسة لمتطلبات المعلومات المرتبطة أساسا بالعملاء والخدمات ووصولا إلى الأثر المالي المترتب على تلك البيانات ووفقا للاتي

أولا: إضافة العملاء

ثانيا: تعديل بيانات العملاء

ثالثا:إضافة الوكلاء والمجموعات

رابعا: تعديل بيانات الوكلاء والمجموعات

خامسا: تهيئة ثوابت برنامج الحج والعمرة

حيث يوضح الشكل التالي ذلك تفصيلا:

3- تقــــــــــارير النظام:

تمثل شاشة تقارير النظام أهم شاشة على الإطلاق ضمن نظام الحج والعمرة نظرا لكونها المنفذ الوحيد لمخرجات البرنامج والتي تمثل المرتكز الذي من أجلة تم تصميم النظام أصلا

واستشعارا بذلك فقد روعي عند تصميم النظام سهولة الوصول إلى هذه الشاشة من جميع الأماكن وبما يحقق سهولة الاستخدام كما روعي كذالك الجانب الجوهري في التقارير ( مخرجات البرنامج ) من حيث المرونة والقدرة على تلبية جميع الرغبات للمستويات الإدارية والرقابية والإحصائية

حيث تم تقسيم التقارير إلى أربع مجموعات متجانسة وتم إدراج معايير البحث في جميع المجموعات لتحقيق الدقة المطلوبة للتقارير وفقا للاتي:

أولا: تقارير الحسابات

ثانيا : تقارير الخزينة والسندات

ثالثا :تقارير بيانات العملاء

رابعا: تقارير الحركة المالية للعملاء

3/1: تقارير الحسابات

تم تجميع التقارير المتجانسة والمتعلقة بالحسابات والنظام المحاسبي وبشكل متكامل ضمن هذه المجموعة حيث تستطيع من خلال هذه الشاشة معرفة كشوفات الحسابات بجميع مستوياتها (تحليلية,تفصيلية , نوعية,فرعية,رئيسية) وبحسب الفترة التي يريدها المستخدم وكذا معرفة ميزان المراجعة لجميع الحسابات

ونستطيع القول إن هذه التقارير تشمل جميع الجزئيات المختلفة بما في ذلك جميع العملات والمقابل بالريال اليمني في تقرير واحد والاشكال التالية توضح جزء من ذلك:

3/2 : تقارير الخزينة والسندات

من خلال هذه المجموعة المتجانسة من التقارير نستطيع الوصول الى ادق المخرجات والتي يتطلب اصداها يدويا مجهود شاق حيث يوفر النظام جميع المتطلبات عن السندات والفواتير وكذا حركة الخزينة .

3/3 :تقارير بيانات العملاء

من خلال هذه المجموعة نستطيع معرفة حركة المعاملات بالنسبة للعملاء وبحسب معايير البحث التي نريدها ونحددها مسبقا قبل الضغط على زر التقرير ومن ذلك على سبيل المثال معرفة اسماء العملاء الذين حصلو على تاشيرة من السفارة وتحديد المفوج لهم وكذا المبالغ المستلمة منهم والمستردة والمستحقة والمتبقي بجميع العملات المدخلة ..... الخ

3/4: تقارير الحركة المالية للعملاء

من خلال تقارير هذه المجموعة نستطيع معرفة الحركة الإجمالية للعملاء بحسب عدة معايير منها بسعر الصرف المحدد والخدمة المحددة وكذا على مستوى الوكلاء والمجموعات والجدير بالذكر ان التقارير تشمل جميع العملات وكذا المقابل بالريال اليمني

4- ثوابت وتهيئة النظام

تشمل هذه الشاشة أساسيات وبعض أدوات النظام ووفقا للاتي:

أولا: الصلاحيات

ثانيا: معلومات المنشأة

ثالثا: حول البرنامج

رابعا: تعليمات النظام

1/1 – الفواتير

من خلال هذه الشاشة يمكن التحكم بجميع مدخلات الفواتير وتعديلاتها

حيث اشتملت الشاشة على البنود الآتية:

أولا: إضافة فاتورة عملاء

ثانيا: بحث وتعديل فاتورة

والشكل التالي يوضح ذلك:

1/2 سندات القبض:

من خلال هذه الشاشة تستطيع إجراء جميع العمليات المتعلقة بالمقبوضات النقدية إضافة وتعديلا وفقا لبنودها المختلفة:

أولا: إضافة سندات القبض بالحسابات التحليلية وفقا لشجرة الحسابات

ثانيا : إضافة سندات القبض الخاصة بالعملاء

ثالثا: تعديل سندات القبض

والشكل التالي يوضح ذلك

1/3 أوامر الصرف:

من خلال هذه الشاشة يمكنك القيام بجميع العمليات المتعلقة بالمصروفات النقدية من صندوق المنشأة ووفقا للتبويب الآتي

أولا : إضافة أوامر صرف للحسابات التحليلية وفقا لدليل شجرة الحسابات

ثانيا : إضافة أوامر الصرف المتعلقة بالعملاء

ثالثا: تعديل أوامر الصرف

والشكل التالي يوضح ذلك:

1/4 – قيود التسوية:

من خلال هذه الشاشة تستطيع القيام بعمليات التسوية للحسابات والعملاء وذلك بالنسبة للتسويات التي لم يتم عمل سند قبض أو أمر صرف أو فاتورة فقط ووفقا للاتي

أولا: إضافة قيود التسوية

ثانيا: تعديل قيود التسوية

1/5 – تهيئة الحسابات

من خلال هذه الشاشة يمكن تهيئة الحسابات وفقا للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها وبما يخدم التقسيمات الإدارية والاحتياجات للمعلومات المحاسبية حيث يعتمد النظام على المرونة في تحديد الحسابات على خمسة مستويات من الحسابات وهي (1-الحسابات الرئيسية , 2- الحسابات الفرعية , 3- الحسابات النوعية 4- الحسابات التفصيلية , وأخيرا 5- الحسابات التحليلية وهي الحسابات التي سيتم التعامل معها في مدخلات شاشات العمليات المالية المختلفة التي يتضمنها النظام )

حيث تتكون هذه الشاشة من الآتي

أولا: تهيئة الحسابات التحليلية

ثانيا: تهيئة الحسابات التفصيلية

ثالثا: تهيئة الحسابات النوعية

2/1 - إضافة العملاء:

قبل إجراء أي عمليات مالية كمقبوضات أو مصروفات أو فواتير لأي عميل فان ذلك يتطلب حتما إضافة هذا العميل ضمن قاعدة بيانات العملاء , ويتطلب أيضا إلحاق العميل بمجموعة أو وكيل كما سيأتي توضيح ذلك لاحقا.

ومن الجدير بالذكر انه توجد حقول أساسية يجب تعبئتها وهناك بعض الحقول الثانوية (اختيارية)

حيث من الأفضل تعبئة الحقول للحصول على التقارير بالصورة المطلوبة ولعل من أهم تلك الحقول مراحل معاملة العميل وكذا الجهة المرسلة للعميل الذي يتبعها ماليا وفنيا والخدمات المطلوبة ومستوياتها

2/2 - تعديل بيانات العملاء:

تعتبر هذه الشاشة من الشاشات المهمة في النظام نظرا لأنها تمثل المرتكز الذي من خلاله يتم التعديل على حركة العملاء المالية من حيث تبعية العميل لأي مجموعة أو وكيل وكذا إضافة الحركة المالية وحركة المعاملة ( الخدمة ) الخاصة بالعميل.

والشكل التالي يوضح ذلك تفصيلا:

2/3 - إضافة الوكلاء والمجموعات

كما هو الحال في بيانات العملاء تم فصل عملية الإدخال عن عملية التعديل لزيادة الثقة والأمان في البيانات المدرجة حيث تتولد أرقام الوكلاء تلقائيا

والجدير بالذكر أنة تم إنشاء هذه الشاشة لتحقيق الرقابة الفاعلة بما يتعلق بطبيعة النشاط التي تمارسه وكالات الحج والعمرة من حيث اعتمادها على الوكلاء والمجموعات في التعاملات وليس على مستوى كل عميل ولذلك فان فكرة إنشاء تفرع جديد لقاعدة البيانات ينبع أساسا من الحاجة الملحة إلى إلحاق كل عميل (حاج , معتمر........) إلى وكيل يتم التعامل معه مباشرة في جميع العمليات المالية والفنية وذلك دون الإخلال بإمكانية تتبع حالة كل عميل بشكل منفرد سواء كان الغاية المطلوبة متابعة الحركة المالية أو متابعة الحركة الفنية لمعاملة – خدمة - العميل

والشكل التالي يوضح ذلك:

2/4 - تعديل بيانات الوكلاء والمجموعات

الغرض من هذه الشاشة هي تعديل بيانات المجموعات والوكلاء وفقا للبيانات المستجدة والشكل التالي يوضح ذلك:

2/5 - تهيئة ثوابت برنامج الحج والعمرة

عملا بمبدأ وجود نظام مرن وسهل يلبي جميع المتطلبات بمختلف الاحتياجات والرغبات يأتي دور هذه الشاشة والتي تعمل على إدخال جميع المعايير والثوابت التي تستخدم لاحقا في تصنيف البيانات وفقا للرغبات ويجب التنويه انه بناء على رغبة المستخدم واحتياجاته للمعلومات والتقارير يتم إعداد بيانات هذه الشاشة

وتشمل هذه الشاشة الثوابت التالية:

أولا: تهيئة بيانات الفوجين

ثانيا: تهيئة بيانات الخدمات

ثالثا: تهيئة بيانات صلة القرابة

رابعا: تهيئة بيانات الفئة العمرية

خامسا: تهيئة بيانات مستوى السكن

سادسا :تهيئة بيانات وسائل النقل

4/1 – الصلاحيات

يحتوي البرنامج على نظام لتوزيع الصلاحيات لجميع جزئياته المتنوعة بحيث يضمن توزيع صلاحيات الإضافة أو العرض أو التعديل أو الحذف بحسب رغبة المستخدم الرئيسي (المستخدم الأول).

حيث نستطيع الوصول إلى نظام الصلاحيات من الشاشة الرئيسية وذلك بالضغط على ثوابت النظام ثم الضغط على الصلاحيات لتظهر شاشة مكونه من جزئين.

1- الجزء الأيمن.. أسماء المستخدمين ولعرض البيانات المتعلقة به اضغط زر الماوس مرتين على اسم المستخدم.

2- الجزء الايسر.. النماذج (مكونات البرنامج) حيث نستطيع تفعيل أي من خيارات التعديل أو الإضافة أو الحذف أو العرض وذلك بالتأشير أمام الخيار والضغط على زر الماوس الأيسر.

والشكل التالي يوضح ذلك:-

4/2 – معلومات المنشأة:-

من خلال هذه الشاشة نستطيع تعديل وإضافة بيانات المنشأة والتي تفيدنا أساساً في عرضها على تقارير البرنامج ووضع الشعار أيضاً عليها .. ويجب معرفة أنة لابد

4/4 – تعليمات النظام

وإيمانا منا بضرورة توفر المساعد الفوري للاستخدام فقد تم رفد النظام بشاشة مساعدة تحتوي على تعليمات تفصيلية لجميع محتوياته بالإضافة إلى هذا الكتيب حيث نستطيع الوصول إلى هذه الشاشة من خلال الضغط في شاشة النظام الرئيسية على ثوابت النظام ومن ثم الضغط على شاشة التعليمات والمساعدة للوصول مباشرة إلى النموذج الموضح ادناة وما علينا بعدها إلا التصفح بالضغط على احد أزرار الانتقال المجودة أعلى الشاشة

كما تم إدراج هذا الملف الذي تقرأه أيضا ضمن النظام من خلال الضغط على زر التعليمات من خلال أي من شاشات النظام الرئيسية

(1/2/1, 1/3/1) – إضافة (سندات القبض – أوامر الصرف) المرتبطة بدليل الحسابات

كل ما ذكر في الفقرات التالية ينطبق على هذه الشاشة تماما والفرق الوحيد هو ان هذه الشاشات خصصت للحسابات فقط بغرض تسهيل عمليات الإدخال فالحسابات التحليلية تكون قليلة مقارنة بالعملاء

(1/1/2, 1/2/2, 1/3/2) – إضافة كل من (الفواتير – سندات القبض – أوامر الصرف) والمرتبطة بالحركة المالية للعملاء فقط وفقا للاتي:

انطلاقا من قاعدة سهولة ومرونة استخدام البرنامج ونظرا لطبيعة نشاط المنشآت التي تعمل في مجال الحج والعمرة من حيث كثرة عدد العملاء وتنوع العملات بشكل كبير بالإضافة إلى تنوع البرامج ( الخدمات ) , فقد تم فصل عملية إدخال الحركة المالية الخاصة بالعملاء عن تلك الحركة المتعلقة بباقي الحسابات الأخرى إيرادا ومصرفا .

حيث تم اعتماد نموذج يتم من خلاله إدخال بيانات العملاء وتحديد تبعيتهم (وكلاء, مجموعات ) ومن ثم القيام بالحفظ لتلك البيانات ثم إجراء احد العمليات الثلاث في نفس النموذج (إضافة فواتير-إضافة سندات قبض- إضافة أوامر صرف) والشكل التالي يح ذلك

فبعد إتمام عملية الإدخال لبيانات العملاء يتم الحفظ لها إذا كانت بيانات جديدة إما إذا كانت قديمة فأنة يتم البحث عن العميل بعدة طرق وبعدة خيارات يتيحها النظام عبر الضغط على ايكونة البحث (منظار) بعد وضع المؤشر في الحقل المراد البحث فيه .

**** بعد التأكد من صحة اسم العميل يتم ضغط الخيارات الموجودة اسفل شمال الشاشة والمتمثلة في

أولا: إضافة فاتورة خدمات:

يتم اتخاذ رقم الفاتورة بموجب رقم العميل حتى يتم الربط بين الفواتير والعملاء

بعدها يتم تعبئة التاريخ تلقائيا بحسب تاريخ التسجيل للعميل

حيث يجب تعبئة خانة المبالغ النقدية المستحقة وكذا اسم العميل والبيان ومن ثم حفظ الفاتورة

ثانيا: إضافة سند قبض

يتطلب لإدراج سندات القبض نفس ما يتطلب لفواتير باستثناء إن التاريخ يظهر تلقائيا بنفس تاريخ اليوم في الحاسوب

ثالثا: إضافة أوامر الصرف

ينطبق على عملية إضافة أوامر الصرف ما ينطبق على إضافة الفواتير وسندات القبض

(1/1/3 , 1/2/3 , 1/3/3) – تعديل كل من (الفواتير – سندات القبض – أوامر الصرف)

يسمح النظام بتعديل بيانات المدخلات والتي تم حفظها مسبقا مع وجود ضوابط مشددة تعمل على أحكام الرقابة بحيث لا يمكن تعديل أي مدخلات إلا بموجب الصلاحيات الممنوحة من المستخدم الرئيسي للنظام والذي قد يكون المدير العام أو المراجع أو المدير المالي ......

حيث يتم البحث بداية عن السند المراد تعديله أو حتى حذفه من خلال وسائل البحث المتعددة التي يكفلها النظام .

وينطبق على عملية التعديل جميع ما سبق بالنسبة للإضافة مع أهمية مراعاة عدم تعديل الحساب المتعلق بالعملاء بل تعديل اسم العميل وليس الحساب الأب ( العملاء)

(1/4/1) إضافة قيود التسوية

قد يتطلب اجراء بعض العمليات التي لا ترتكز على سند قبض او امر صرف او فاتورة وهنا ياتي دور شاشة قيود التسوية للوفاء بهذا المتطلب حيث نستطيع ادراج قيد على أي من الحسابات كقيد تسوية لم يتم اجراء سند قبض او امر صرف او فاتورة لمعالجة نفس الغرض والشكل التالي يوضح ذلك:

(1/4/2) تعديل قيود التسوية

ينطبق على تعديل قيود التسوية نفس ما ينطبق على اضافة قيود التسوية حيث سيطلب منا النظام رقم القيد المطلوب تعديلة وبعدها تظهر الشاشة التالية

(1/5/1) تهيئة الحسابات التحليلية

وفقا لإتباع المبادئ المحاسبية المتعارف عليها فقد تم تصميم البرنامج على أساس يسمح بعمل شجرة حسابات (دليل حسابات) يتلاءم وطبيعة النشاط وبما يلبي الاحتياجات المتباينة من المعلومات

والحسابات التحليلية هي الحسابات التي يتم التعامل معها مباشرة من قبل المستخدم اما باقي الحسابات التفصيلية حتى الرئيسية فهي عبارة عن حسابات تجميعية بناء على علاقة التبعية بين الحسابات التي يتحكم بتحديدها المستخدم نفسه

حيث يجب إدخال رقم الحساب التحليلي (سبعة أرقام) المتكون أساسا من جزئين رقم الحساب التفصيلي ورقم الحساب التحليلي بحيث يبدا برقم الحساب التفصيلي ثم يلحقة رقم الحساب التحليلي من 3 ارقام

والشكل التالي يوضح نموذج ادخال الحسابات التحليلية

(1/5/2) تهيئة الحسابات التفصيلية

كما ذكرنا سابقا فان الحسابات التفصيلية والنوعية والفرعية ماهي الا حسابات تجميعية وفقا لمستويات معينة يحددها المستخدم بغرض ترتيب العمليات المتجانسة تمهيدا لاعداد الحسابات الختامية وكذا تلبية الاحتياجات المختلفة من التقارير والمعلومات للمستويات الادارية المختلفة.

(1/5/3) تهيئة الحسابات النوعية

ينطبق كذالك على الحسابات النوعية والفرعية والرئيسية نفس ما قلنا علية سابقا

انتـــــــــــــــــــــهى

لمزيد من المعلومات 

تلفون:00967771979159 

e-mail alsafani@hotmail.com